¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación GPSR?
El Reglamento (UE) 2023/988 establece un período de conservación obligatorio de 10 años para la documentación técnica del producto. Este plazo no se cuenta desde la fecha de fabricación ni desde la primera venta, sino desde la fecha en que el producto fue comercializado por última vez en el mercado de la Unión Europea. Esto significa que si sigue vendiendo un producto durante varios años, el reloj de los 10 años no empieza a correr hasta que deja de venderlo definitivamente.
La obligación de conservar 10 años aplica tanto al fabricante (Art. 9.4) como al importador (Art. 11.2). Ambos deben mantener el expediente técnico completo a disposición de las autoridades de vigilancia del mercado durante ese período. El expediente incluye: la descripción general del producto y sus características esenciales; el análisis de riesgos interno; las normas europeas aplicadas; los resultados de pruebas si las hay; el etiquetado e instrucciones de uso; la Declaración de Conformidad cuando proceda; y los datos de trazabilidad. Si en algún momento cambia el diseño, los materiales o el proceso de fabricación del producto, la documentación debe actualizarse y el plazo de 10 años se reinicia para la nueva versión.
El GPSR no impone un soporte específico para la conservación: la documentación puede guardarse en formato digital o en papel, siempre que sea recuperable y entregable a las autoridades competentes en un plazo máximo de 10 días desde que sea solicitada. La persona responsable designada para el producto debe tener acceso permanente a esta documentación, independientemente de dónde esté físicamente almacenada.
Lo que dice la ley
Art. 9.4 del Reglamento (UE) 2023/988: «Los fabricantes mantendrán la documentación técnica a disposición de las autoridades nacionales competentes durante un período de diez años a partir de la fecha en que el producto haya sido comercializado». Art. 11.2: La misma obligación se aplica a los importadores.
Consecuencias de no cumplir
No poder entregar el expediente técnico en el plazo de 10 días desde la solicitud de la autoridad equivale a incumplimiento del GPSR, aunque el producto sea intrínsecamente seguro. Las autoridades pueden ordenar la retirada del mercado y abrir un expediente sancionador. Multas de hasta 100.000 EUR. El incumplimiento también puede generar responsabilidad civil si el producto causa daños.
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